5 dicas para organizar seu negócio

Veja as consequências da desorganização e saiba como evitar problemas em seu consultório

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A Medicina proporciona momentos que só quem é médico pode viver. O primeiro paciente, a primeira consulta e o primeiro consultório são momentos que quase todo estudante espera. E dentre esses exemplos, um negócio próprio pode ser um grande desafio para esse novo profissional.

Abrir um negócio vai exigir esforço, visão estratégica, dedicação e muitas demandas para as quais esse novo médico talvez ainda não tenha se preparado. E que demandas são essas? Gestão financeira, gestão de pessoas, seleção e treinamento de equipe e cuidados no relacionamento com os pacientes são alguns exemplos.

O desafio que um consultório exige vai além do que se aprende na faculdade. Por isso, preparamos uma lista com cinco desafios de organização em consultórios que você deve ficar atento.

AGENDA

Ter uma agenda cheia pode parecer bom e um sinal de que sua clínica está indo muito bem. Porém, existem riscos em uma agenda superlotada.

Lembra que todo consultório demanda diversas tarefas? Por isso, controle-as de acordo com a sua agenda e não atenda acima da capacidade de atendimento. Ter um controle de agenda, de forma atualizada e unificada, facilitará na marcação de consultas, evitará que um atendimento “invada” o horário do outro e fará com que sua clínica jamais fique vazia ou superlotada.

O ideal é construir um fluxo equilibrado de pacientes e conhecer o índice máximo de atendimento que cada consultório pode comportar, assim como o percentual que é desejado pelos profissionais. A psicóloga Marcia Campiolo, especializada em gestão de RH e autora do livro “Agenda médica: muito além do trivial”, ressalta que “esses números podem ser conhecidos por meio de cálculos matemáticos – entram na equação inúmeros dados sobre as características do atendimento”. Entre esses dados estão:

  • Horas de trabalho semanal
  • Dias da semana trabalhados
  • Tempo de fragmentação de horários entre consultas

Segundo a especialista, o ideal é que cada consultório se mantenha com pelo menos 80% do índice máximo otimizado de atendimento. “A demanda de pacientes deve ser cuidadosamente acompanhada e o gestor deve ficar atento ao menor sinal de oscilação negativa. Além disso, não deve perder o “time” do momento de intervir e executar estratégias que possam reverter ou amenizar substancialmente o problema”, assegura

ATENDIMENTO E EQUIPE

O paciente é o propósito da sua clínica, por isso, é primordial que sua comunicação com ele seja clara e, acima de tudo, humanizada em todas as partes do atendimento.

A equipe que trabalha no consultório deve ser constantemente capacitada e treinada para tornar o atendimento cada vez mais humanizado para compreender os anseios e a expectativa dos pacientes.

Esse é um dos pontos que compõem a jornada do paciente e que ajudam a aumentar sua satisfação, tornando-o fiel ao atendimento oferecido pelo consultório. Ao seguir essa dica, seu negócio tende a ganhar um embaixador do serviço que você presta.

FINANÇAS

Sem que haja uma atenção voltada para as questões financeiras do seu consultório, os gastos podem se tornar um dor de cabeça. Para fazer com que isso não aconteça, você pode contar com o apoio de um profissional especializado da área ou utilizar ferramentas e softwares que façam essa gestão de forma inteligente.

Fazendo uma analogia, abrir um negócio sem ter controle de finanças, é como entrar em uma sala de cirurgia sem os instrumentos necessários para o procedimento. Sem esse controle não se tem um norte que aponte o caminho certo e os ajustes que serão necessários.

São poucas as faculdades de Medicina que orientam sobre finanças em sua grade curricular, mas é preciso educação financeira para fazer com que seu consultório seja financeiramente saudável e tenha recursos para novos investimentos.

Uma das dicas mais valiosas é: separe as contas pessoais das contas do seu negócio. Dessa forma, será possível compreender se o seu consultório está se sustentando por conta própria.

DATA

Calma, não é sobre aniversários ou datas comemorativas. Esse “data” significa dados, ou seja, o volume de informações com as quais você lida diariamente, como, por exemplo, dados pessoais de pacientes, receituários, procedimentos, exames e etc.

A forma mais rápida, organizada e segura de resolver essa questão é um sistema online de prontuário e de prescrição eletrônica. Isso evita aquele acúmulo de papel desnecessário.

Além disso, a desorganização de dados pode ir de encontro à nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A importância de um sistema online está na segurança e proteção de dados através de sistemas criptografados.

IMAGEM NAS REDES

As redes sociais são hoje ferramentas cada vez mais utilizadas em diversos ambientes profissionais, inclusive na área da Saúde.

Entretanto, antes de começar a utilizá-las é preciso fazer um planejamento, considerando se seus perfis profissional e pessoal serão um só, por exemplo, e conhecendo melhor o seu público. Além disso, é preciso também saber o que publicar, como e quando anunciar nas mídias sociais.

Um ponto importante a ser ressaltado é que toda ação planejada não deve infringir o Código de Ética Médica, que, dentre outros pontos:

  • proíbe a divulgação de fotos dos pacientes, mesmo que autorizado por ele;
  • torna obrigatória a inclusão dos dados pessoais, número do CRM (Conselho Regional de Medicina) e RQE (Registro de Qualificação de Especialista) do médico em toda peça publicitária. No caso de pessoas jurídicas, deve constar as informações do diretor técnico responsável;
  • veta o anúncio de especialidade/área de atuação nas mídias que não esteja reconhecida ou registrada nos Conselhos de Medicina;
  • proíbe o anúncio de método ou técnica que não tenha reconhecimento do CFM;
  • não autoriza a publicação de autorretrato (selfies), imagens e/ou áudios nas redes sociais que caracterizem sensacionalismo, autopromoção ou concorrência desleal;
  • proíbe a produção de postagens no formato “antes/depois” de procedimentos.

Não é fácil administrar um consultório ou uma clínica e os desafios vão acabar se renovando. Todavia, o intuito das dicas acima é deixá-lo preparado para quando os desafios surgirem, além de ajudar na organização, produtividade e na imagem do seu negócio.

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