Home office: ferramentas on-line para estruturar o trabalho da equipe

Com a pandemia, alguns consultórios e clínicas optaram por colocar parte da equipe em home office. Porém, por ser uma novidade no setor, é normal surgirem algumas dúvidas. Por isso, listamos algumas ferramentas para facilitar a adoção desse modelo de trabalho

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Administrar um consultório em tempos de pandemia tem sido um grande desafio para os médicos gestores. Devido ao alto número de casos de coronavírus, algumas clínicas começaram a implementar o sistema de home office para alguns membros da equipe.

Apesar dos obstáculos, muitos se adaptaram e se reorganizaram para garantir a confiança do paciente e fazer com que ele se sinta estimulado a retornar, pois por mais que a situação esteja difícil, o mais importante é não deixar o paciente na mão.

Nesse cenário, a tecnologia aparece como uma aliada do médico para organizar suas tarefas da melhor maneira, garantindo a eficiência mesmo a distância. Por isso, listamos abaixo algumas ferramentas que podem auxiliar o médico a aderir ao home office para alguns membros da equipe de maneira prática e eficaz. Confira!

Skype

Esse é uma das ferramentas mais famosas para a realização de videoconferências. Com ela, é possível realizar reuniões em áudio ou vídeo, compartilhar arquivos, enviar mensagens e ter acesso a outros recursos.

Zoom

Outro aplicativo que promove videoconferências é o Zoom. Inicialmente, essa ferramenta era utilizada apenas para fins empresariais, porém, atualmente, já é difundida nas áreas de educação, finanças, gestão pública e saúde. Uma de suas vantagens é a possibilidade de contratar um plano para transmitir webinars, além dele ser integrado com várias ferramentas úteis, como Outlook, Chrome e calendários.

Seu plano gratuito inclui 40 minutos de videoconferência com até 100 participantes, além de chamadas individuais ilimitadas. Além disso, existem planos pagos que adicionam tempo de transmissão, limite de participantes e anfitriões.

Estúdio de criação

Para auxiliar os seus pacientes no período de home office, uma boa estratégia é investir na produção de conteúdo nas redes sociais da clínica. Então, para gerenciar este conteúdo, há algumas opções de ferramentas disponíveis no mercado.

Uma delas é o Estúdio de Criação, uma ferramenta de gestão de redes sociais criada pelo Facebook que permite postar e gerenciar suas contas em um só lugar. Por ser propriedade do Facebook, o software só permite que você faça postagens nas suas páginas de Facebook e Instagram.

Com ela é possível:

  • Agendar e impulsionar postagens;
  • Acessar relatórios de alcance e seguidores nas páginas;
  • Gerenciar funções administrativas e criar páginas.

Trello

Além de ser ideal para gerir tarefas do seu consultório, separando e designando as tarefas para sua equipe, o Trello também se aplica muito bem na organização da sua vida pessoal.

Com ele, você pode criar quadros com tarefas e prazos para entrega. Além disso, qualquer membro de um quadro tem permissão para alterar a ordem e o status das tarefas, que podem conter documentos, listas, links etc.

Google Drive

Em consultórios, é rotina armazenar dados dos pacientes para a criação de um histórico de consultas. Por isso, é preciso abrigar essas informações em um local seguro. O Google Drive pode ajudar nesse ponto. Por ser uma plataforma de armazenamento de dados em nuvem, ele é considerado um meio bastante seguro, uma vez que os arquivos são criptografados.

Outra vantagem é a atualização automática dos documentos. Ou seja, a ferramenta permite a edição coletiva de documentos; assim, quando um colaborador atualiza o arquivo, você consegue verificar as modificações em tempo real, o que permite que todos fiquem informados.

Pontomais

Como no home office não é possível “bater o ponto” fisicamente, é preciso pensar em uma forma de contabilizar as horas trabalhadas pela equipe de forma remota. Por isso, para resolver esse problema, há uma série de ferramentas, como o Pontomais.

O Pontomais é uma plataforma de registro de ponto digital que cria um histórico completo e detalhado da jornada dos colaboradores, auxiliando no controle das horas, além de automatizar e agilizar o processo de documentação do expediente.

Desse modo, é mais simples gerenciar horas extras e faltantes. Também é possível anexar documentos como atestados médicos para justificar possíveis ausências.

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