Gerir uma clínica ou um consultório médico é uma tarefa que exige organização e planejamento. Nesse contexto, uma dedicação intensa em relação ao gerenciamento de agenda é fundamental para que todos os processos da instituição fluam adequadamente. Afinal, a baixa demanda de clientes pode aplicar impactos negativos à gestão como um todo.
Além disso, deve-se levar em consideração que, no caso das clínicas médicas, por exemplo, o serviço se concentra em mais de um consultório. Portanto, é ideal construir um fluxo equilibrado de pacientes. De acordo com a psicóloga Márcia Campiolo, especializada em Gestão de RH e autora do livro Agenda médica: muito além do trivial, é sempre de crucial importância que o fluxo de pacientes permaneça com elevados índices de consultas em todos os consultórios do serviço.
Para que isso ocorra, segundo Márcia, é fundamental conhecer o índice máximo de atendimento que cada consultório pode comportar, assim como o percentual que é desejado pelos profissionais. “Esses números podem ser conhecidos por meio de cálculos matemáticos – entram na equação inúmeros dados sobre as características do atendimento”, explica. Entre esses dados estão:
Segundo a especialista, o ideal é que cada consultório se mantenha com pelo menos 80% do índice máximo otimizado de atendimento. “A demanda de pacientes deve ser cuidadosamente acompanhada e o gestor deve ficar atento ao menor sinal de oscilação negativa. Além disso, não deve perder o “time” do momento de intervir e executar estratégias que possam reverter ou amenizar substancialmente o problema”, assegura.
Márcia acrescenta ainda o papel do planejamento e de um controle eficiente como forma de estar preparado para possíveis dificuldades. “É fundamental que o gestor tenha um olhar crítico sobre os dados do serviço médico e possa estar sempre planejando estratégias para possíveis intervenções caso a situação de queda se mantenha”, destaca.
Uma demanda elevada e constante deve ser mantida para que o serviço médico possa se sustentar. Dessa maneira, segundo Márcia, será possível manter o fluxo de caixa, planejar investimentos, cumprir com compromissos financeiros e ter perspectiva de crescimento. “Já a baixa quantidade de atendimentos deixa o serviço médico, assim como seus profissionais, estagnados na linha de sucesso, com baixas perspectivas para a carreira”, revela.
Márcia destaca algumas atitudes essenciais para solucionar o problema com a baixa demanda de pacientes. Como primeiro passo, ela explica que é importante identificar os índices de atendimento em relação ao máximo da capacidade otimizada dos consultórios, o índice atual de atendimento e os de atendimento desejáveis. “A partir de uma identificação precisa do problema, é necessário que sejam traçadas estratégias para tentar minimizar ao máximo possível a baixa demanda de clientes”, assegura.
Ela acrescenta ainda que, para que isso ocorra, é preciso, também, uma análise das características da origem dos pacientes que vêm sendo atendidos nos últimos meses (particulares, operadoras etc.). “Com isso, é mais fácil traçar estratégias, uma vez que será possível identificar as áreas mais apropriadas para ser otimizadas”, reforça.
Veja algumas dicas concedidas por Márcia Campiolo aos gestores de clínicas sobre como lidar com o gerenciamento da agenda:
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