Agenda médica: evitando armadilhas com planejamento

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Quando abordamos a questão das armadilhas no mundo profissional, estamos nos referindo a situações inesperadas, para as quais não nos preparamos. Frequentemente as armadilhas nos colocam em situações de desvantagem, em que, muitas vezes, os resultados são de difícil solução. É importante lembrar que o profissional geralmente não percebe a ameaça das armadilhas até ser capturado por elas. E com a agenda médica não é diferente.

Existem situações em que a demanda de clientes está aquém das possibilidades e da capacidade de atendimento do médico e/ou da clínica. Esse cenário, em geral, se desenha em função de múltiplos fatores, mas também de estratégias equivocadas no que se refere à agenda médica. Trata-se de uma ferramenta poderosa para o serviço médico, mas que está facilmente sujeita a “armadilhas”. Elas decorrem, frequentemente, em função do despreparo técnico do médico e dos profissionais envolvidos no trabalho de agendamento.

Vou citar aqui, como exemplo, duas destas situações que podem ser caracterizadas como “armadilhas” e devem ser evitadas:

1- Considerar “normal” que em determinadas épocas do ano a agenda tenha maior ocorrência de “gaps” em função de férias dos médicos

Os serviços médicos precisam ter uma certa regularidade no volume de atendimento para que se possa navegar com tranquilidade no terreno das contas a pagar, a receber e do crescimento da clínica. Nos serviços médicos onde existem vários consultórios e profissionais que lá prestam serviços é preciso antecipar-se a isso.

Uma alternativa para solucionar ou minimizar esse problema é o rastreio prévio da possibilidade de outros profissionais da equipe assumirem alguns horários de trabalho adicionais. Assim, será possível minimizar os impactos da diminuição de médicos disponíveis nos períodos mais comuns de férias.

É claro que cada serviço pode encontrar suas próprias soluções para a questão, mas o mais importante é que os responsáveis por esse trabalho “saiam da caixa” em que tal situação é normal e busquem soluções para o melhor equacionamento do problema – tudo com antecedência e planejamento adequado.

2- Considerar que os responsáveis pelo agendamento realizam um trabalho simples

Muito pelo contrário: o trabalho de agendamento exige inúmeras qualificações e habilidades que proporcionarão as condições necessárias para o efetivo desempenho profissional.

Assim, é muito importante que o serviço médico dê uma atenção especial à área de agendamento e invista em planejamento estratégico e sua consequente execução. Dessa forma, é possível dar a essa função os rumos necessários para o caminho do sucesso. Como disse Winston Churchill: “A sorte não existe. Aquilo a que chamas sorte é o cuidado com os pormenores”.

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