Gestão do tempo: 8 dicas para otimizar o consultório

Conheça dicas essenciais para otimizar seu tempo de trabalho, além de gerar diversos benefícios ao bom funcionamento do consultório

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O tempo é um dos fatores que mais gera queixas nos consultórios médicos, tanto dos pacientes quanto dos profissionais. Muitas reclamações surgem por conta do tempo de espera que os clientes enfrentam para ser atendidos. Além disso, muitos médicos se veem sufocados pelos compromissos profissionais e não dispõem de tempo para resolver problemas pessoais e burocráticos. Assim, saber como a gestão do tempo no consultório é essencial para otimizar o trabalho e organizar a rotina diária.

Para diminuir as reclamações e aumentar a produtividade do consultório, o profissional pode promover determinadas ações. A princípio, elas podem parecer simples, mas o resultado será um ganho de tempo necessário para o médico ter um dia mais tranquilo. Por isso, a seguir mostramos 10 dessas ações essenciais para o dia a dia do profissional. As dicas vêm da revista norte-americana Medical Economics e foram adaptadas para a realidade brasileira. Com elas, o médico pode resolver problemas administrativos e até melhorar sua relação com os pacientes. Veja a seguir o que fazer para tornar o seu dia mais eficaz.

1- Crie uma lista de prioridades

Faça uma lista das suas atividades que não têm relação com o consultório e coloque-as em ordem de prioridade. Sempre que houver tempo livre, tente realizá-las. Ao final do expediente, prepare a lista para o dia seguinte. Dessa forma, você vai se surpreender com quantas atividades resolveu graças a sua listinha.

2- Utilize e-mail e whatsapp como ferramenta de comunicação

Com essas ferramentas, você pode manter contato com seu paciente mesmo após a consulta. Você pode utilizá-las para retirar possíveis dúvidas do cliente quanto à medicação ou tratamento, lembrá-lo da próxima visita ou até mandar um cartão de aniversário.

3- Delegue funções que não requeiram prática médica

Examine suas atividades diárias. Você perceberá que muitas delas não precisam da sua participação. Todas, ou parte das atividades que não requeiram um profissional médico, podem ser delegadas a sua secretária, por exemplo. Sua produtividade crescerá sem pequenas atividades consumindo o seu tempo.

4- Utilize softwares médicos

Já existem softwares exclusivos para a área médica nos quais se pode guardar todo o histórico do paciente, como dados pessoais e informações do tratamento. Com esse serviço, você pode entrar em contato com o paciente quando a consulta estiver próxima e lembrá-lo de trazer possíveis exames. Além disso, a prescrição eletrônica também pode ser uma aliada nesse sentido.

5- A cada consulta, verifique as informações do paciente

Sempre que um paciente visitar seu consultório ou clínica, instrua sua recepcionista a perguntar se houve alguma alteração nos dados do convênio ou em informações pessoais, como endereço e telefone. Essa rápida checagem pode economizar bastante tempo em uma futura consulta.

6- Explique com clareza o tratamento para o paciente

Devido ao seu problema de saúde, o paciente pode estar nervoso, portanto, o médico deve explicar com clareza o tratamento. Sem a orientação adequada, o paciente pode entrar em contato depois para tirar dúvidas, o que gastará o seu tempo ou de sua secretária.

7- Publique suas orientações em seu site

Disponibilize um site próprio com as respostas para as principais dúvidas sobre as patologias que sua especialidade atende. Isso economiza o seu tempo e de sua equipe, pois o paciente poderá sanar suas questões pelo site.

8- Defina um tempo ideal de atendimento

Cada especialidade tem características próprias. Assim, cada uma possui um tempo ideal para consulta. Estabeleça esse tempo para o seu consultório e faça com que 80% dos atendimentos estejam dentro do limite. Dessa forma, se o percentual não for alcançado, reveja seus procedimentos ou aumente o tempo das consultas.

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