O número de beneficiários de planos de saúde sofreu uma significativa queda nos últimos dois anos (aproximadamente 2 milhões de vidas a menos no sistema). Além disso, houve diversas alterações de categorias de planos, para modalidades inferiores, ou migrações para outros tipos de operadoras, com valores menores, planos com menor abrangência e regularmente com atendimentos direcionados para os recursos próprios das operadoras, o que mantém, assim, a assistência médica suplementar em um patamar inferior. Em decorrência disso, muitos hospitais, clínicas e serviços de diagnósticos sentiram uma redução no número de atendimentos e consequente diminuição no faturamento e nos resultados.

Em situações como esta, o gestor precisa agir rápido e adequar a instituição à nova situação, ou seja, precisa eliminar eventuais “gorduras”. Se antes uma recepção com cinco profissionais atendia mil pacientes e hoje essa mesma instituição reduziu a produção para 800 pacientes, será que quatro profissionais não dão conta de atender aos 800 beneficiários? Afinal, a proporção fica na mesma, ou seja, em média 200 pacientes por profissional.

São episódios como esse, nos quais as necessidades precisam ser percebidas rapidamente, que, apesar de ocorrer queda na produção, os efeitos nos resultados podem ser minimizados ou quase anulados. Para isso, são necessárias atitudes rápidas e precisas. Informações rápidas e confiáveis são fundamentais nestes momentos. Muitas vezes, no dia a dia, os gestores, proprietários e dirigentes podem não perceber as possibilidades de redução de custos, mas elas ficam muito claras e objetivas quando a instituição possui ferramentas, sistemas e relatórios que propiciem dados claros e objetivos das movimentações econômicas e financeiras.

Para a adequação da capacidade instalada, física e operacional a uma nova situação da empresa são necessários esforços. Em outro extremo, em vez de reduzir a área física, pode-se pensar em trazer novos negócios ou aproveitar os espaços ociosos com outros serviços, que podem ou não serem complementares. Todavia, nesses casos, é preciso desenvolver um bom plano de negócios e conhecer o retorno do investimento e outras informações essenciais. Por exemplo: se for alugar o espaço, quanto deve ser o valor do aluguel? Se o objetivo é ter mais um profissional na equipe, quanto deve ser o honorário a ser repassado ou negociado com ele?

Uma boa demonstração de resultados do exercício (DRE) demonstra a oscilação de cada um dos itens de receitas e despesas, e proporciona uma visão dos serviços e produtos mais rentáveis – e que devem ser estimulados – e os que preferencialmente devem evitados. A DRE pode ser segregada por setores, unidades de negócio, tipos de serviço, por operadora e até por profissional médico, possibilitando à clínica tomar decisões de quais são os melhores produtos e serviços, quais são as melhores operadoras e que profissionais contribuem (em menor ou maior grau) para o resultado da instituição.

Uma boa DRE pode mostrar de forma bastante objetiva os altos e baixos de decisões como as citadas acima. A DRE demonstra se as operações da empresa proporcionam lucro ou prejuízo, qual o resultado e quais os itens que mais impactam nos custos e nas receitas. Com ela, conseguimos enxergar o comportamento das receitas e despesas para tomar decisões rápidas e precisas. É um instrumento de grande apoio quando há necessidade de decisões que impactam na estrutura da instituição, e também para desenvolver simulações e avaliar o retorno do investimento.

Sobretudo, é preciso desenvolver relatórios com informações confiáveis, registrar diariamente os eventos, analisar, criticar e decidir sobre qualquer aspecto econômico, tais como: descredenciar um convênio, reduzir o número de profissionais médicos ou incrementar e investir em serviços, produtos e profissionais que demonstram, por meio dos relatórios, que estão crescendo e proporcionando bons resultados para a clínica.

Em períodos de dificuldades, situações como queda de produção, perda de clientes que proporcionam maior retorno e aumento de atendimento de beneficiários de planos que não geram resultados atrativos, surgem (ou são necessárias) novas ideias. Algumas clínicas, por exemplo, alteraram o modelo de remuneração dos médicos e passaram a remunerar o profissional pelo resultado e não pela produção efetiva. Isso estimula o profissional a conter custos e aumentar a produção, estimulando a produtividade. Porém, para este modelo de remuneração, são fundamentais relatórios precisos e transparentes, para que ocorram negociações claras e objetivas entre as partes envolvidas.

Enfim, são medidas que precisamos avaliar e, muitas vezes, implantar em épocas de baixa na produção, que podem ser revertidos em períodos de melhoria. A busca pela produtividade e por informações confiáveis são fundamentais em tempos de dificuldade.